놉스프로(NOPSPro) 그룹웨어 롱텀 사용기

의사결정을 원활히 하고 개별 업무효율을 높이며 그로 인해 생산성을 향상시키기 위한 방법으로 그룹웨어 혹은 협업툴을 도입하는 일은 중소기업으로부터 대기업에 이르기까지 매우 중요한 일입니다. 회사의 그룹웨어로 놉스프로(NOPSPro)를 도입하여 몇 년간 실제 사용하면서 느낀 점들을 롱텀 사용기로 남깁니다.

특장점 - 독립서버 & 네이티브앱

우선 본인이 경험한 놉스프로(NOPSPro) 그룹웨어의 인상적인 점은 서버를 회사 컴퓨터에 직접 설치하여 운용하도록 한 점과 사용자 프로그램이 네이티브앱이란 점입니다.

회사 PC에 독립적인 서버가 설치되고 사용자가 생성한 모든 작업물과 그 결과물이 바로 이 서버에 저장되며, 오직 사용자 프로그램으로만 접근이 가능합니다.

이는 PC의 저장공간이 곧 서버의 저장공간을 의미하며 상대적으로 비싼 클라우드 저장공간의 대여료를 걱정하지 않게 만듭니다.

웹사이트에 접속하여 사용하는 웹앱에 비해 네이티브앱으로 구동되는 사용자 프로그램은 그 기능의 다양함과 실행 속도에서 유의미한 차이를 보여줍니다.

다양한 기능 구성 - 타 회사 제품 2~3개를 하나의 서비스로?

놉스프로(NOPSPro)에서 제공하는 기능들은 타 서비스 여러 개를 조합하여야만 비교할 수 있을 정도로 매우 다양합니다.

기본적인 회사 메신저 기능 외에 전자결재를 포함한 그룹웨어 기능(공지/설문/위키/조직도), 협업을 위한 게시판과 쪽지, 자체 이메일 클라이언트, 회사와 개인의 일정을 관리하는 캘린더, 프로젝트 업무관리, 공동 파일 폴더 등이 한 서비스 안에 녹아들어 있습니다.

너무 다양한 기능들을 탑재하고 있어 개별적 성능이 수박 겉핥기 정도겠지라는 선입견이 생길 수도 있지만, 각각의 완성도 또한 일정 수준 이상으로 높다고 생각되었습니다.

한 예로, 실제 전자결재 기능을 회사에 적용했더니 기안-검토-승인(중간승인자)-승인(최종승인자)으로 이어지는 결재 프로세스가 실시간 알림 및 결재(승인을 위한 참고자료 포함)로 업무의 효율성과 정확성이 높아지는 결과를 낳았습니다.

게시판과 쪽지/메신저를 활용한 협업에서도 현재 업무가 누구에 의해 어떻게 진행되는지 그룹웨어 안에서 확인이 가능하여 불필요한 의사소통이 줄었고, 업무의 불확실성도 어느 정도 제거되었습니다.

최근에는 업무 프로세스 체크 기능과 업무 시간 관리 기능이 추가되어 회사의 올인원 솔루션으로서 손색이 없었습니다. 사용자가 활용할 수 있는 기능이 매우 다양하고 한 곳에서 관리 가능하다면 업무 효율성이 올라가는 것은 당연한 일입니다.

데이터 소유권 - 나의 데이터는 내가 소유한다!

위에서 언급한 대로 회사의 모든 데이터는 회사 서버 PC에 저장되므로 데이터를 누가 소유하느냐의 문제는 매우 간단해집니다.

현재 대부분의 그룹웨어/협업툴은 SaaS (Software as a Service / 서비스형 소프트웨어) 방식으로 제공되는데 원데이터는 중앙(클라우드)에 호스팅 되고 사용자는 클라이언트를 통해 접속하는 형태여서 소유권에 민감하다면 불편한 사항으로 여겨질 수 있습니다.

또, 서비스 제공자가 백년만년 양질의 서비스를 제공하면 좋겠지만 어떤 이유 때문에 서비스를 종료하게 된다면 도입한 회사는 난감한 상황에 빠질 수도 있습니다.

물론 G사나 M사 또는 N사 같이 글로벌 공룡들은 그런 일이 없겠지만 작년에 터진 K사의 화재로 인한 먹통사건이 또 일어나지 말란 법도 없고 그보다 규모가 작은 서비스 제공자에게는 불안한 마음이 항상 자리하고 있는 것도 사실입니다.

데이터가 내 손안에 있고 주기적으로 백업한다면 소중한 데이터 관리에 매우 깔끔한 상황이 연출됩니다.

데이터 접근 권한과 DB 활용 그리고 모바일 환경

하루하루 회사의 업무 데이터는 쌓이고, 직위에 따라 또 담담하는 업무에 따라 취급하는 데이터가 다 다릅니다.

누가 어떤 데이터에 접근할 수 있는지 권한에 따라 세밀하게 차이를 두는 것은 조직에서 매우 중요합니다.

최고관리자는 10단계의 보안 레벨을 통해 데이터의 접근 권한을 세세히 통제할 수 있습니다.

데이터 이야기가 나온 김에 놉스프로(NOPSPro)에는 업무에 사용되었던 데이터들을 필요에 의해 추출하여 따로 가공할 수 있는 DB 활용 기능이 있습니다.

타사의 서비스에서는 찾아보기 힘들고, 활용법에 따라 킬러 기능이 될 수도 있습니다.

놉스프로(NOPSPro)를 이용하면서 만족스러웠던 부분 중 다른 하나는 모바일앱의 지원입니다.

위에서 나열한 대부분의 기능들을 모바일앱으로도 거의 완벽하게 지원하여 시공간의 제약 없이 여러 디바이스를 통하여 회사의 업무를 처리할 수 있었습니다.

고객관리의 우수성

놉스프로(NOPSPro)의 고객관리 기능은 단지 고객정보만을 등록하는 단발성 이벤트로 끝나는 것이 아니라 고객과 연계되는 문서, 주고받은 이메일/SMS, 일정 등이 통합되어 히스토리로 기록되고 언제든지 검색 가능하다는 특성을 가지고 있습니다.

고객의 히스토리를 한 곳에서 권한이 부여된 누구나 관리할 수 있다는 것은 중첩되는 업무를 방지하고 고객의 편의성을 증대시키는 동시에 기업의 중요한 자산이 된다는 것을 의미합니다.

고객의 의뢰가 전화 or 이메일로 들어오면 고객관리 기능에 자동으로 기록되고 담당자 및 처리 과정 또한 함께 등록할 수 있으며, 고객의 피드백을 반영하고 추후 업무를 평가한 보고서도 같은 곳에서 작성/처리되어 고객업무의 일괄적 관리가 가능합니다.

실제로 직원들이 가장 만족하는 기능으로 고객관리를 뽑는 것도 우연은 아닐 것입니다.

서비스 품질 평가

안정적 운용가능: 실사용 시 회사 내/외에서 사용자 프로그램만 있으면 디바이스를 가리지 않고 서버에 접속하여 업무를 처리하는데 무리가 없어 안정적인 그룹웨어 운용이 가능했습니다.
각 기능들의 사용성: 개발사의 서비스에 대한 고민들이 잘 반영되어 실업무에 도움이 되고 실행함에 있어서 그다지 불편한 점을 발견하지 못했습니다.
전체적 완성도: 기능이 다양할 뿐 아니라 각 기능들이 연계되는 부분에서 긍정적인 점수를 줄 수 있습니다. 메신저 안에 모든 기능들이 들어와 있는 구조라 사용하기 편리하며 협업툴이란 관점에서도 전체적인 완성도는 높은 수준이라 하겠습니다.

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아쉬운 점

UI: 시각적인 즐거움을 주는 타사의 서비스 대비 UI가 사용성에만 집중되어 있다는 느낌을 받았습니다. 한 세대 이전 UI 같다는 생각에 미학적 비주얼을 높여주면 더 좋은 그룹웨어가 될 것이라 생각합니다.
매뉴얼 숙지의 어려움: 각 세부 기능들을 제대로 활용하려면 상세 매뉴얼 페이지를 정독해서 그 방법들을 손수 익혀야 하며 숙달될 때까지 시간이 오래 걸리는 편입니다. 그룹웨어/협업툴에서 구현할 수 있는 여러 기능을 방대히 다루다 보니 라이트 유저들은 핵심 기능만 사용하고 복잡한 기능은 사용성이 떨어졌습니다. 이 부분에 대한 개발사의 도움이 필요하다 하겠습니다.